Privacy policy プライバシーポリシー

採用活動における
プライバシーポリシー
（株式会社オートバックス関東販売）

株式会社オートバックス関東販売（以下「当社」といいます。）は、当社の主催または当社が関与する採用イベント、応募受付、選考手続（以下総称して「採用活動」といいます。）に際して取得する応募者（以下「応募者」といいます。）の個人情報を、個人情報の保護に関する法律その他関連法令・ガイドラインに基づき、以下の方針に従い適正に取り扱います。
本方針における「個人情報」「個人データ」「保有個人データ」等の用語は、同法の定義に従います。

1.取得する情報の種類・取得方法

当社は、採用活動に必要な範囲で、以下の情報を取得します。

基本属性：氏名、ふりがな、住所、電話番号、メールアドレス、生年月日、性別、顔写真等
学歴・職歴：学歴、職務経歴、保有資格・免許、語学・ITスキル、受賞・研究・制作物等
応募書類等：履歴書、職務経歴書、エントリーシート、アンケート回答、ポートフォリオ、作品・成果物（URL・ファイル含む）等
選考コミュニケーション：面接・面談・説明会での発言内容、メール・電話・オンライン会議等における連絡内容、採用イベントでの写真・動画・音声（取得時に告知します）等
選考結果・参加履歴：応募・参加履歴、適性検査等の結果、合否・評価、入社手続に関する情報等
法令・適正確保のための情報（任意）：障がいの有無・配慮事項、健康状態、国籍・在留資格、ビザ取得の必要性、緊急連絡先等（以下「機微情報」）。機微情報は、必要性がある場合に事前同意のうえ取得し、目的の達成に必要な範囲に限定して取り扱います。
サイト利用状況情報（採用サイト利用時）：IPアドレス、クッキー・閲覧履歴、端末情報、行動ログ、応募フォーム入力の途中保存情報等（当社サイトやATS、分析ツールが取得する場合があります。）

取得方法は、応募者の直接提供（Webフォーム、メール、郵送、対面等）のほか、職業紹介事業者・採用エージェント・イベント運営委託先・クラウドサービス等を通じて間接的に取得することがあります（この場合、必要な契約・管理を行います）。

2.利用目的

当社は、取得した個人情報を以下の目的で利用します。目的の範囲を超えて利用する場合は、法令で認められる場合を除き、事前に応募者の同意をいただきます。

採用活動に関する連絡・案内（面接日の調整、イベント告知、結果通知等）
応募者の適格性評価・選考の実施（書類選考、面接、適性検査等）
入社手続（入社書類の案内、在留資格・労働許可取得支援等）
当社およびグループの採用戦略の分析・改善、満足度調査、統計資料の作成（個人が特定されない形での分析を含む）
応募者の応募履歴の管理・重複応募の確認
採用イベント運営（受付・入退場管理、来場者の安全確保）
将来の雇用機会に関する情報提供（同意いただいた方のみ）
法令・行政機関の要請に基づく届出・報告・記録の作成・保管

※マイナンバー（個人番号）は、法令で定められた事務（雇用保険・社会保険・税務等）に限り、採用決定後の入社手続においてのみ取り扱います。

3.第三者提供

当社は、以下の場合を除き、応募者の個人データを第三者へ提供しません。

法令に基づく場合
人の生命・身体・財産の保護のため緊急に必要で、本人同意取得が困難な場合
公衆衛生の向上・児童の健全育成の推進のため特に必要で、本人同意取得が困難な場合
国・地方公共団体等が法令の定める事務を遂行する際に協力が必要で、本人同意取得により当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合

第三者提供を行ったときは、当社は法令に従い提供記録の作成・保存を行います。
外国にある第三者へ提供する場合（クラウド事業者等を含む）は、当該国の個人情報保護制度や受領者の安全管理措置を把握し、必要に応じて契約等により適切かつ合理的な保護措置を講じます。提供先国名・制度の概要・受領者の措置については、本人の請求により情報提供します。

4.委託（業務受託者による取扱い）

当社は、採用管理システム（ATS）、適性検査、連絡送受信、イベント運営、データ保管・分析等を外部事業者に委託することがあります。委託に際しては、

選定基準に基づく事前審査、
秘密保持・再委託制限・安全管理措置・漏えい時の通知等を定めた契約の締結、
委託先に対する必要かつ適切な監督を実施します。委託先が国外に所在する場合も同様です。

5.共同利用

当社は、採用活動の効率化・重複応募確認・人材プール管理等のため、オートバックスグループ各社との間で、以下のとおり共同利用を行う場合があります。

共同利用される項目：本ポリシー「1. 取得する情報」に掲げる項目
共同利用者の範囲：オートバックスグループ各社（具体的範囲は、株式会社オートバックスセブン企業サイト「グループ会社一覧」にて掲載しております）
共同利用の目的：本ポリシー「2. 利用目的」に掲げる目的
管理責任者：株式会社オートバックス関東販売（共同利用される個人データの管理責任を負います）

6.安全管理措置

当社は、個人データの漏えい、滅失または毀損の防止その他安全管理のために必要かつ適切な措置を講じます。主な措置は次のとおりです。

基本方針の策定：法令順守、質問・苦情対応窓口、安全管理方針の明確化
取扱規程の整備：取得・利用・保存・提供・削除・廃棄等のルール化
組織的措置：管理責任者の設置、権限管理、取扱記録の整備、自己点検および監査の実施、インシデント報告体制の整備
人的措置：従業者への定期研修、就業規則への秘密保持規定
物理的措置：入退室管理、媒体・機器の盗難・紛失防止、持ち運び時の暗号化・秘匿化
技術的措置：アクセス制御、認証・権限管理、通信の暗号化、ログ管理、マルウェア対策、外部からの不正アクセス対策
外的環境の把握：国外クラウド等を利用する場合、当該国の制度・リスクの把握と契約・技術的措置の実施

万一、個人データの漏えい等の事態が発生した場合は、法令に従い監督官庁への報告および本人への通知等、必要な措置を速やかに講じます。

7.保有期間・廃棄

採用決定者の情報は、入社後は当社の人事情報として社内規程に基づき保管・管理します。
不採用者の情報は、採用活動の評価・改善、将来の雇用機会の案内（同意者のみ）等のため、目的達成に必要な期間のみ保有し、保有期間満了後は適切に削除・廃棄します。
（※原則1年以内に削除します。また請求に応じて通知します。）

8.個人情報の開示・訂正・利用停止等の請求（本人の権利）

応募者から、当社の保有個人データについて、利用目的の通知、開示（第三者提供記録を含む）、内容の訂正・追加・削除、利用停止・消去・第三者提供の停止の請求（以下「開示等」といいます。）があった場合、当社は法令の定める範囲で適切に対応します。

本人確認のため、運転免許証等の提出をお願いする場合があります。
手続費用は原則無料ですが、実費（郵送費等）をいただくことがあります。
次の情報は、開示等の対象外または対応に制限が生じることがあります：
- 当社の選考基準・評価過程に関する内部情報
- 他者の権利利益を害するおそれがある情報、法令により開示が禁止されている情報
応募フォームに登録済みの情報を修正する場合、最新情報の再送信により対応できることがあります。

9.本ポリシーの改定

法令の改正、当社の採用プロセスや安全管理措置の変更等に応じて、本ポリシーを予告なく改定することがあります。改定後の方針は、本サイト上で速やかに公表します。

10.お問い合わせ・開示等手続の窓口

本ポリシー、開示等の請求、苦情・ご相談、保有期間の確認、国外第三者提供に関する情報提供の請求は、以下の窓口へご連絡ください。

窓口名：株式会社オートバックス関東販売　採用窓口
住所：〒272-0015千葉県市川市鬼高3-32-12
メール：saiyo-abkanto@autobacs.com

制定

制定：〔2026年2月1日〕